Zwischen Ihren Systemen sitzt ein Mensch, der abtippt.Diesen Handgriff nehmen wir heraus.
Eine KI ist weder klug noch dumm. Sie ist nur so weit informiert, wie ihr Zugriff reicht. Wir legen die Zugriffe, über die Software einen Fall selbst zu Ende bringt – von der eingehenden Anfrage bis zum vollständigen Datensatz im CRM.
Digitalagentur aus Frauenfeld · seit 2017 · im eigenen Betrieb täglich im Einsatz
- Firma
- Muster Bau AG
- Kontakt
- Bestehend · seit 2021
- Anliegen
- Offertanfrage
- Zuständig
- Vertrieb Ost
Der Handgriff, der in keinem Prozessdiagramm steht
Er hat keinen Namen und keine Kostenstelle. Trotzdem hängt an ihm jeden Tag Zeit. Drei Stellen, an denen er auftaucht.
Die Anfrage, die zweimal erfasst wird
Formular 09:12 · Eintrag im CRM 14:40
Die Anfrage kommt als Mail an, jemand liest sie und legt den Kontakt von Hand an. Was im Formular stand, steht danach verkürzt im CRM – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil beim Übertragen immer etwas wegfällt.
Der Stand, den zwei Systeme verschieden kennen
Shop, App und Lager – drei Auskünfte
Ein veralteter Stand sieht aus wie ein aktueller. Wer die zweite Zusage gibt, hat nichts falsch gemacht – verkauft ist das letzte Stück trotzdem zweimal.
Die Zahlen, die ins nächste Fenster wandern
Monatslauf · Leistungen, Mengen, Konten
Am Monatsende holt jemand die Zahlen aus dem einen System und trägt sie ins andere. Schwierig ist daran nichts. Es ist nur Arbeit, die niemand unterbrechen darf, weil sonst die Zeile fehlt, bei der er stehen geblieben ist.
Keine dieser Stellen ist ein Fehler Ihrer Software. Jedes dieser Systeme tut, wofür es gekauft wurde. Was fehlt, ist die Verbindung dazwischen – und solange sie fehlt, ist der Mensch die Schnittstelle. Genau dort setzen wir an.
Was passiert, während Sie etwas anderes tun
Vier Schritte zwischen der eingehenden Anfrage und dem vollständigen Datensatz im CRM.
- Firma
- Muster Bau AG
- Kontakt
- Bestehend · seit 2021
- Anliegen
- Offertanfrage
- Zuständig
- Vertrieb Ost
- Schritt 1
Die Anfrage trifft ein
Aus dem Formular auf Ihrer Website, aus dem Postfach oder aus einer Telefonnotiz. Erkannt wird sie am Eingang selbst – nicht daran, dass jemand rechtzeitig hinschaut.
- Schritt 2
Der Fall wird gelesen
Anliegen, Firma, Ansprechperson, Dringlichkeit. Auch das, was zwischen den Zeilen steht: ob es eine Offertanfrage ist, eine Störungsmeldung oder eine Rückfrage zu einem laufenden Auftrag.
- Schritt 3
Die Zuordnung entsteht
Bestehender Kontakt oder neuer Lead, zuständiges Team, Kategorie. Die Regeln dafür sind Ihre – nicht die Vermutung eines Modells darüber, wie ein Vertrieb üblicherweise aufgebaut ist.
- Schritt 4
Der Datensatz steht im CRM
Vollständig, mit der ursprünglichen Anfrage im Anhang, bevor ihn jemand öffnet. Wer ihn dann übernimmt, liest keine Mail mehr – er sieht einen Fall.
Sie stellen ein, wie weit die Software gehen darf
Ein Agent, der handelt, ist genau so weit brauchbar, wie man ihm zutraut. Deshalb ist die Reichweite eine Einstellung mit vier Stufen – jederzeit änderbar, auch rückwärts.
Nur lesen
Die Verbindung holt Angaben aus Ihren Systemen und stellt sie dort bereit, wo sie gebraucht werden. Geschrieben wird nichts. Der Einstieg, mit dem sich am schnellsten zeigt, ob der Zugriff überhaupt trägt.
Jede Stufe lässt sich pro Ablauf setzen, nicht nur für das ganze System. Die Anfrageerfassung darf durchlaufen, während der Zahllauf weiterhin auf eine Freigabe wartet.
Welche Systeme sich anbinden lassen
Die Frage entscheidet sich nicht am Namen des Systems, sondern daran, ob es eine Schnittstelle bereitstellt oder ob sich eine bauen lässt.
Wir binden regelmässig Microsoft Dynamics 365 an, wenn Anfragen und Kontakte im CRM zusammenlaufen sollen, und Abacus dort, wo Leistungen und Verrechnung im ERP liegen. Für kleinere Betriebe ist bexio das gebräuchlichste Ziel – die automatische Erfassung von Lieferantenrechnungen haben wir dafür als eigenes Angebot gebaut. SAP kommt vor, wo eine Konzernmutter die Wahl vorgibt.
Auf der Handelsseite arbeiten wir mit Shopware und WooCommerce. Beide geben Bestände, Preise und Bestellungen sauber heraus, sobald man weiss, wo man greifen muss – der Aufwand liegt nicht im Abholen, sondern darin, dass ein Bestand in Shop, App und Lager dieselbe Zahl bedeutet.
Dazu kommen die Systeme, an denen der Alltag hängt und die selten in einer Integrationsliste stehen: Microsoft 365 für Postfach und Kalender, Formulare auf der eigenen Website, Branchensoftware mit einer Schnittstelle, die einmal für einen anderen Zweck gebaut wurde. Wo gar keine Schnittstelle existiert, entwickeln wir sie – das ist dann keine Anbindung mehr, sondern ein Stück Software, und es wird auch so offeriert.
Geht es ausschliesslich um Lieferantenrechnungen in bexio, ist das als eigenes Angebot fertig gebaut: Erfassung für bexio. Für eine reine Schnittstelle zwischen zwei Systemen ohne handelnde Logik: swipe Connect.
Wir betreiben das im eigenen Haus, bevor wir es Ihnen verkaufen
Der Beleg für diese Seite sind nicht fremde Projekte, sondern der eigene Betrieb. Bei swipe laufen mehrere Agenten produktiv – und wie sie eingegrenzt sind, ist der eigentliche Teil, der sich zeigen lässt.
Die Post wird stündlich triagiert
Ein Agent sichtet das Postfach von info@swipe.ch, ordnet jede Mail einem Kunden zu und bereitet vor, was vorbereitbar ist: eine Analyse beim Fehlerbericht, eine Aufwandschätzung bei einer Änderungsanfrage, einen Rechnungsentwurf bei einem Beleg.
Vorbereiten ja, senden nein
Der Agent legt Antwortentwürfe an. Versenden kann er sie nicht – die Berechtigung dafür ist gar nicht erst erteilt. Die Grenze steht damit nicht in einer Anweisung, sondern im Zugriff selbst.
In der Buchhaltung nur Entwürfe
Schreibzugriffe auf bexio legen ausschliesslich Entwürfe an, nie eine Buchung. Vor jedem einzelnen wird geprüft, ob Firmenname und Mehrwertsteuernummer zum vorgesehenen Mandanten gehören; stimmt etwas nicht, bricht der Vorgang ab, bevor etwas entsteht.
Auf Servern nur lesen
Wo ein Agent Code oder Logdateien braucht, hat er lesenden Zugriff und sonst nichts. Änderungen entstehen auf einem eigenen Zweig und werden von einem Menschen übernommen. Auf den Hauptzweig schreibt kein Agent, ausgeliefert wird nichts automatisch.
Kein Agent erweitert sich selbst
Was ein Agent kann, ändert sich nur, wenn ein Mensch die Änderung liest und übernimmt. Fremde Erweiterungen werden nie selbsttätig installiert – das ist die Stelle, an der Bequemlichkeit sonst zur Lieferkette wird.
Diese Punkte stehen hier, weil sie sich nachprüfen lassen, wenn Sie danach fragen. Und weil die Frage, was ein Agent nicht darf, in der Praxis vor der Frage kommt, was er kann.
Wo die Daten liegen und wann sie das Haus verlassen
Was durch eine solche Verbindung fliesst, ist selten harmlos: Kundenanfragen, Konditionen, Bestände, offene Posten. Betrieb und Ablage laufen deshalb auf eigener Infrastruktur in der Schweiz – derselben, auf der wir seit 2017 Kundenprojekte betreiben. Ihre Systeme bleiben, wo sie sind; der Anschluss kommt dazu.
Zur Sache gehört der zweite Teil: Wo ein Sprachmodell beteiligt ist, verlässt der betreffende Inhalt für die Dauer der Auswertung das Haus. Welcher Anbieter das ist und in welcher Region er läuft, halten wir vor der Einrichtung schriftlich fest – nicht im Kleingedruckten danach.
Oft braucht es gar keines. Ein Ablauf, der sich nach dem Anliegen richtet, und eine saubere Übergabe ins CRM lösen viele Fälle ohne Modell. Ob eines dazukommt, entscheidet der Ablauf und nicht der Trend – die Zugriffe, die es bräuchte, liegen dann ohnehin schon.
Was ein Anschluss ist und wie er abgerechnet wird
Nicht ein Vorhaben über Ihre ganze Systemlandschaft, sondern eine Verbindung zwischen zwei Systemen – mit eigener Offerte und eigenem Ende.
Bestandsaufnahme
Wir schauen uns die Stelle an, an der heute übertragen wird, und prüfen, was Ihre Systeme herausgeben. Ergebnis ist eine Offerte mit konkreten Zahlen.
Nach Aufwand, vorab begrenzt
Der erste Anschluss
Eine Verbindung, ein Ablauf, ein Ende. Sie sehen am Ergebnis, was daraus wird – und entscheiden danach, ob ein zweiter folgt.
Festpreis nach der Bestandsaufnahme
Betrieb
Überwachung, Anpassung an Änderungen in den angebundenen Systemen, eine Ansprechperson. Verbindungen altern, weil die Systeme darunter sich ändern.
Monatlich, nach Anzahl Verbindungen
- Ihre Systeme bleiben, wie sie sind – der Anschluss kommt dazu
- Was es kostet, wissen Sie nach der Bestandsaufnahme, nicht erst nach dem Bau
- Wir betreiben die Verbindungen – mitnehmen lassen sie sich trotzdem
Eine Baukasten-Automatisierung ist günstiger, solange der Fall dem Baukasten entspricht. Sobald eine Ausnahme dazukommt – ein Feld, das es im Zielsystem nicht gibt, ein Ablauf, der von der Kundengruppe abhängt – wird daraus selbst geschriebene Logik in Baukasten-Verkleidung, zum gleichen Aufwand und mit schlechterer Wartbarkeit. Gerechnet wird ohnehin gegen die Zeit, die heute ins Übertragen geht.
Wo ein Anschluss endet, steht weiter unten unter «Was wir nicht übernehmen».
Was wir nicht übernehmen
Die Grenzen gehören auf dieselbe Seite wie das Angebot – sie ersparen beiden Seiten ein Gespräch, das zu nichts führt.
Agenten ohne Grenze
Software, die ohne gesetzte Reichweite in Ihren Systemen handelt, bauen wir nicht. Jeder Ablauf hat eine Stufe, und jede Stufe lässt sich zurücknehmen.
Eigene Modelle trainieren
Wir entwickeln keine Sprachmodelle. Wir binden bewährte Dienste dort ein, wo ein Ablauf sie wirklich braucht – und lassen sie weg, wo er ohne auskommt.
Ihre Systeme ersetzen
CRM, ERP und Shop bleiben, wo sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen, nicht das nächste System, das später auch angebunden werden muss.
Die fachliche Entscheidung
Welche Kundengruppe welche Kondition erhält oder wann ein Fall eskaliert, legen Sie fest. Der Ablauf folgt Ihren Regeln; er erfindet sie nicht.
Häufige Fragen zu Agentic AI
Was ist an Agentic AI neu genug, um jetzt etwas zu ändern?
Dass Abläufe nicht mehr vollständig vorgezeichnet werden müssen. Software entscheidet im Einzelfall, welcher Weg passt, und löst Schritte selbst aus. Der Anspruch an die Oberfläche sinkt dadurch, der an die Systeme darunter steigt: Was nicht abrufbar ist, kann auch nicht berücksichtigt werden.
Womit fangen wir konkret an?
Mit der Stelle, an der heute jemand Angaben von Hand überträgt oder in einem zweiten System nachschaut. Dort ist der Zusammenhang nachweislich unterbrochen, und dort lässt sich der erste Anschluss einzeln beauftragen. Die übrige Systemlandschaft bleibt vorerst, wie sie ist.
Wie verhindern Sie, dass die Software etwas Falsches auslöst?
Über die Reichweite, nicht über Vertrauen. Jeder Ablauf hat eine Stufe – nur lesen, vorbereiten, ab Schwelle abschliessen oder durchlaufen – und die Stufe gilt pro Ablauf. Die meisten starten damit, dass alles als Entwurf hingelegt wird und ein Mensch es sieht, bevor es gilt. In unserem eigenen Betrieb sind die Grenzen zusätzlich im Zugriff verankert: Was ein Agent nicht darf, ist ihm technisch nicht erteilt.
Brauchen wir dafür zwingend ein Sprachmodell?
Oft nicht. Ein Ablauf, der sich nach dem Anliegen richtet, und eine saubere Übergabe ins CRM lösen viele Fälle ohne Modell. Wo eines zusätzlich hilft, entscheidet der Ablauf und nicht der Trend – der Zugriff dafür ist dann bereits vorhanden.
Funktioniert das mit unseren Systemen?
Meistens ja. Sobald ein System eine Schnittstelle bereitstellt, lässt es sich anbinden; wo nötig, entwickeln wir die Verbindung individuell. Abacus, bexio, SAP, Microsoft Dynamics 365, Shopware und WooCommerce gehören zu den Systemen, mit denen wir regelmässig arbeiten.
Was kostet der erste Schritt, und wie lange dauert er?
Beides hängt daran, wie viele Systeme beteiligt sind und wie zugänglich sie sind. Deshalb steht die Bestandsaufnahme am Anfang, danach folgt eine Offerte mit konkreten Zahlen. Eine Verbindung zwischen zwei Systemen ist deutlich schneller zu haben als sämtliche Berührungspunkte auf einmal.
Haben Sie das selbst im Einsatz?
Ja. Bei swipe sichtet ein Agent stündlich das allgemeine Postfach, ordnet jede Mail einem Kunden zu und bereitet Antwort, Aufwandschätzung oder Rechnungsentwurf vor. Die Buchhaltung zweier Firmen läuft über denselben Weg, mit getrennten Kontenplänen. Versendet, gebucht und ausgeliefert wird nichts ohne einen Menschen – diese Grenzen sind im Zugriff hinterlegt, nicht in einer Anweisung.
Wo bleiben unsere Daten?
In Ihren Systemen. Was wo verarbeitet wird, halten wir vorab schriftlich fest, gerade wenn ein Sprachmodell beteiligt ist. Läuft eine Anwendung bei uns, steht sie in einem Rechenzentrum in der Schweiz.
Was passiert, wenn wir den Anbieter wechseln wollen?
Wir betreiben die Verbindungen, aber sie sind nicht an uns gebunden. Zugänge, Konfiguration und der Code der einzelnen Anschlüsse wandern mit. Das ist bewusst kein Eigentumsversprechen – solange wir betreiben, betreiben wir. Es heisst nur, dass ein Wechsel keine Neuentwicklung ist.
Sagen Sie uns, wo bei Ihnen abgetippt wird. Da fangen wir an.
Eine Stelle genügt für den Anfang: ein Formular, dessen Angaben jemand ins CRM überträgt, oder eine Zahl, die monatlich das Fenster wechselt. Daraus wird eine Bestandsaufnahme mit einer Offerte am Ende – und nicht ein Vorhaben über Ihre ganze Systemlandschaft.