KI-Automatisierung statt Abtippen.Zwischen Ihren Systemen.
Eine KI ist weder klug noch dumm. Sie ist nur so weit informiert, wie ihr Zugriff reicht. Wir legen die Zugriffe, über die Software einen Fall selbst zu Ende bringt – von der eingehenden Anfrage bis zum vollständigen Datensatz im CRM.
Digitalagentur aus Frauenfeld · seit 2017 · im eigenen Betrieb täglich im Einsatz
- Firma
- Muster Bau AG
- Kontakt
- Bestehend · seit 2021
- Anliegen
- Offertanfrage
- Zuständig
- Vertrieb Ost
Der Handgriff, der in keinem Prozessdiagramm steht
Er hat keinen Namen und keine Kostenstelle. Trotzdem hängt an ihm jeden Tag Zeit. Drei Stellen, an denen er auftaucht.
Die Anfrage, die zweimal erfasst wird
Formular 09:12 · Eintrag im CRM 14:40
Die Anfrage kommt als Mail an, jemand liest sie und legt den Kontakt von Hand an. Was im Formular stand, steht danach verkürzt im CRM – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil beim Übertragen immer etwas wegfällt.
Der Stand, den zwei Systeme verschieden kennen
Shop, App und Lager – drei Auskünfte
Ein veralteter Stand sieht aus wie ein aktueller. Wer die zweite Zusage gibt, hat nichts falsch gemacht – verkauft ist das letzte Stück trotzdem zweimal.
Die Zahlen, die ins nächste Fenster wandern
Monatslauf · Leistungen, Mengen, Konten
Am Monatsende holt jemand die Zahlen aus dem einen System und trägt sie ins andere. Schwierig ist daran nichts. Es ist nur Arbeit, die niemand unterbrechen darf, weil sonst die Zeile fehlt, bei der er stehen geblieben ist.
Keine dieser Stellen ist ein Fehler Ihrer Software. Jedes dieser Systeme tut, wofür es gekauft wurde. Was fehlt, ist die Verbindung dazwischen – und solange sie fehlt, ist der Mensch die Schnittstelle. Genau dort setzen wir an.
Aus einer Mail wird ein vollständiger Fall
Vier Schritte zwischen der eingehenden Anfrage und dem vollständigen Datensatz im CRM.
Offertanfrage von Bestandskunde
→ Vertrieb Ost
- 1
Die Anfrage trifft ein
Aus dem Formular, aus dem Postfach oder aus einer Telefonnotiz. Erkannt wird sie am Eingang, nicht daran, dass jemand rechtzeitig hinschaut.
- 2
Der Fall wird gelesen
Anliegen, Firma, Ansprechperson, Dringlichkeit. Dazu, was zwischen den Zeilen steht: Offertanfrage, Störungsmeldung oder Rückfrage zu einem laufenden Auftrag.
- 3
Die Zuordnung entsteht
Bestehender Kontakt oder neuer Lead, zuständiges Team, Kategorie. Die Regeln dafür sind Ihre, nicht die eines Modells.
- 4
Der Datensatz steht im CRM
Vollständig, mit der Anfrage im Anhang, bevor ihn jemand öffnet. Wer ihn übernimmt, liest keine Mail mehr – er sieht einen Fall.
Sie stellen ein, wie weit die Software gehen darf
Die Reichweite ist eine Einstellung, kein Versprechen. Wählen Sie eine Stufe – der Muster-Vorrat zeigt, was damit ohne Sie zu Ende geht und was auf eine Freigabe wartet.
- OffertanfrageBestandskunde, Anliegen erkannt
wartet auf Ihre Freigabe
- StörungsmeldungAnlage zugeordnet, Kategorie gesetzt
wartet auf Ihre Freigabe
- TerminverschiebungAuftrag zugeordnet
wartet auf Ihre Freigabe
- Rückfrage ohne Bezugkein Auftrag, kein Kontakt
wartet auf Ihre Freigabe
Die Stufe gilt pro Ablauf: Die Anfrageerfassung darf durchlaufen, während der Zahllauf weiterhin auf eine Freigabe wartet.
Welche Systeme sich anbinden lassen
Die Frage entscheidet sich nicht am Namen des Systems, sondern daran, ob es eine Schnittstelle bereitstellt oder ob sich eine schaffen lässt.
Wir binden regelmässig Microsoft Dynamics 365 an, wenn Anfragen und Kontakte im CRM zusammenlaufen sollen, und Abacus dort, wo Leistungen und Verrechnung im ERP liegen. Für kleinere Betriebe ist bexio das gebräuchlichste Ziel – die automatische Erfassung von Lieferantenrechnungen haben wir dafür als eigenes Angebot entwickelt. SAP kommt vor, wo eine Konzernmutter die Wahl vorgibt.
Auf der Handelsseite arbeiten wir mit Shopware und WooCommerce. Beide geben Bestände, Preise und Bestellungen sauber heraus, sobald man weiss, wo man greifen muss – der Aufwand liegt nicht im Abholen, sondern darin, dass ein Bestand in Shop, App und Lager dieselbe Zahl bedeutet.
Dazu kommen die Systeme, an denen der Alltag hängt und die selten in einer Integrationsliste stehen: Microsoft 365 für Postfach und Kalender, Formulare auf der eigenen Website, Branchensoftware mit einer Schnittstelle, die einmal für einen anderen Zweck entstanden ist. Wo gar keine Schnittstelle existiert, entwickeln wir sie – das ist dann keine Anbindung mehr, sondern ein Stück Software, und es wird auch so offeriert.
Geht es ausschliesslich um Lieferantenrechnungen in bexio, steht das als eigenes Angebot bereit: Erfassung für bexio. Für eine reine Schnittstelle zwischen zwei Systemen ohne handelnde Logik: swipe Connect. Und wenn zuerst die Frage im Raum steht, wo KI in Ihrem Betrieb überhaupt etwas bringt, fängt es hier an: KI-Lösungen im Überblick.
- Ihr Betrieb mit den vorhandenen Systemen: Dynamics 365, Abacus, bexio, Shopware, WooCommerce, Microsoft 365, Branchensoftware
- Schnittstellen: vorhanden bei den genannten Systemen; bei Branchensoftware ohne Schnittstelle entwickeln wir sie
- Darüber der Agent, der über die Schnittstellen liest, zuordnet und anlegt
Wir betreiben das im eigenen Haus, bevor wir es Ihnen verkaufen
Der Beleg für diese Seite sind nicht fremde Projekte, sondern der eigene Betrieb. Bei swipe laufen mehrere Agenten produktiv – und zeigen lässt sich vor allem, wo sie anhalten.
Die Post wird stündlich triagiert
Wer das Postfach öffnet, findet zu jeder Mail die Zuordnung zum Kunden und einen Antwortentwurf. Abgeschickt wird von Hand.
- Postfach lesen
- Fall zuordnen
- Antwort entwerfen
Nicht erteilt
Senden
Belege stehen erfasst in der Buchhaltung
Lieferantenrechnungen liegen als Entwurf in bexio. Vor jedem Schreibzugriff prüft das System, ob Firma und Mehrwertsteuernummer zum Mandanten gehören.
- Beleg lesen
- Positionen und Konto setzen
Nicht erteilt
Buchen
Fehleranalysen kommen mit Befund
Befund und Korrekturvorschlag landen auf einem eigenen Zweig. Übernommen und ausgeliefert wird von einem Menschen.
- Code und Logdateien lesen
- Korrektur vorschlagen
Nicht erteilt
Auf die produktive Fassung schreiben
Kein Agent erweitert sich selbst
Was ein Agent kann, ändert sich erst, wenn ein Mensch die Änderung liest und übernimmt.
- Vorhandene Werkzeuge nutzen
Nicht erteilt
Erweiterungen installieren
Diese Grenzen sind im Zugriff hinterlegt, nicht in einer Anweisung. Wer danach fragt, bekommt jeden Punkt am lebenden System gezeigt.
Wo die Daten liegen und wann sie das Haus verlassen
Was durch eine solche Verbindung fliesst, ist selten harmlos: Kundenanfragen, Konditionen, Bestände, offene Posten. Betrieb und Ablage laufen deshalb auf eigener Infrastruktur in der Schweiz – auf denselben Maschinen, die auch unsere Kundenprojekte tragen.
Wo ein Sprachmodell beteiligt ist, verlässt der betreffende Inhalt das Haus – für die Dauer der Auswertung, unter Auftragsverarbeitung. Anbieter und Region stehen in der Offerte, bevor irgendetwas eingerichtet ist.
Oft braucht es gar keines. Ein Ablauf, der sich nach dem Anliegen richtet, und eine saubere Übergabe ins CRM lösen viele Fälle ohne Modell. Ob eines dazukommt, entscheidet der Ablauf und nicht der Trend – die Zugriffe, die es bräuchte, liegen dann ohnehin schon.
Was ein Anschluss ist und wie er abgerechnet wird
Nicht ein Vorhaben über Ihre ganze Systemlandschaft, sondern eine Verbindung zwischen zwei Systemen – mit eigener Offerte und eigenem Ende.
Bestandsaufnahme
Wir schauen uns die Stelle an, an der heute übertragen wird, und prüfen, was Ihre Systeme herausgeben. Ergebnis ist eine Offerte mit konkreten Zahlen.
Nach Aufwand, vorab begrenzt
Der erste Anschluss
Eine Verbindung, ein Ablauf, ein Ende. Sie sehen am Ergebnis, was daraus wird – und entscheiden danach, ob ein zweiter folgt.
Festpreis nach der Bestandsaufnahme
Betrieb
Überwachung, Anpassung an Änderungen in den angebundenen Systemen, eine Ansprechperson. Verbindungen altern, weil die Systeme darunter sich ändern.
Monatlich, nach Anzahl Verbindungen
- Ihre Systeme bleiben, wie sie sind – der Anschluss kommt dazu
- Was es kostet, wissen Sie nach der Bestandsaufnahme, nicht erst nach der Umsetzung
- Wir betreiben die Verbindungen – mitnehmen lassen sie sich trotzdem
Eine Automatisierung ab Stange ist günstiger, solange der Fall dem Standard entspricht. Sobald eine Ausnahme dazukommt – ein Feld, das es im Zielsystem nicht gibt, ein Ablauf, der von der Kundengruppe abhängt – wird daraus selbst geschriebene Logik in fremdem Gewand, zum gleichen Aufwand und mit schlechterer Wartbarkeit. Gerechnet wird ohnehin gegen die Zeit, die heute ins Übertragen geht.
Häufige Fragen zu Agentic AI
Was ist an Agentic AI neu genug, um jetzt etwas zu ändern?
Dass Abläufe nicht mehr vollständig vorgezeichnet werden müssen. Software entscheidet im Einzelfall, welcher Weg passt, und löst Schritte selbst aus. Der Anspruch an die Oberfläche sinkt dadurch, der an die Systeme darunter steigt: Was nicht abrufbar ist, kann auch nicht berücksichtigt werden.
Womit fangen wir konkret an?
Mit der Stelle, an der heute jemand Angaben von Hand überträgt oder in einem zweiten System nachschaut. Dort ist der Zusammenhang nachweislich unterbrochen, und dort lässt sich der erste Anschluss einzeln beauftragen. Die übrige Systemlandschaft bleibt vorerst, wie sie ist.
Wie verhindern Sie, dass die Software etwas Falsches auslöst?
Über die Reichweite, nicht über Vertrauen. Jeder Ablauf hat eine Stufe – nur lesen, vorbereiten, ab Schwelle abschliessen oder durchlaufen – und die Stufe gilt pro Ablauf. Die meisten starten damit, dass alles als Entwurf hingelegt wird und ein Mensch es sieht, bevor es gilt. In unserem eigenen Betrieb sind die Grenzen zusätzlich im Zugriff verankert: Was ein Agent nicht darf, ist ihm technisch nicht erteilt.
Brauchen wir dafür zwingend ein Sprachmodell?
Oft nicht. Ein Ablauf, der sich nach dem Anliegen richtet, und eine saubere Übergabe ins CRM lösen viele Fälle ohne Modell. Wo eines zusätzlich hilft, entscheidet der Ablauf und nicht der Trend – der Zugriff dafür ist dann bereits vorhanden.
Funktioniert das mit unseren Systemen?
Meistens ja. Sobald ein System eine Schnittstelle bereitstellt, lässt es sich anbinden; wo nötig, entwickeln wir die Verbindung individuell. Abacus, bexio, SAP, Microsoft Dynamics 365, Shopware und WooCommerce gehören zu den Systemen, mit denen wir regelmässig arbeiten.
Was kostet der erste Schritt, und wie lange dauert er?
Beides hängt daran, wie viele Systeme beteiligt sind und wie zugänglich sie sind. Deshalb steht die Bestandsaufnahme am Anfang, danach folgt eine Offerte mit konkreten Zahlen. Eine Verbindung zwischen zwei Systemen ist deutlich schneller zu haben als sämtliche Berührungspunkte auf einmal.
Haben Sie das selbst im Einsatz?
Ja. Bei swipe sichtet ein Agent stündlich das allgemeine Postfach, ordnet jede Mail einem Kunden zu und bereitet Antwort, Aufwandschätzung oder Rechnungsentwurf vor. Die Buchhaltung zweier Firmen läuft über denselben Weg, mit getrennten Kontenplänen. Versendet, gebucht und ausgeliefert wird nichts ohne einen Menschen – diese Grenzen sind im Zugriff hinterlegt, nicht in einer Anweisung.
Wo bleiben unsere Daten?
In Ihren Systemen. Was wo verarbeitet wird, halten wir vorab schriftlich fest, gerade wenn ein Sprachmodell beteiligt ist. Läuft eine Anwendung bei uns, steht sie in einem Rechenzentrum in der Schweiz.
Was passiert, wenn wir den Anbieter wechseln wollen?
Wir betreiben die Verbindungen, aber sie sind nicht an uns gebunden. Zugänge, Konfiguration und der Code der einzelnen Anschlüsse wandern mit. Das ist bewusst kein Eigentumsversprechen – solange wir betreiben, betreiben wir. Es heisst nur, dass ein Wechsel keine Neuentwicklung ist.
Sagen Sie uns, wo bei Ihnen abgetippt wird. Da fangen wir an.
Eine Stelle genügt für den Anfang: ein Formular, dessen Angaben jemand ins CRM überträgt, oder eine Zahl, die monatlich das Fenster wechselt. Daraus wird eine Bestandsaufnahme mit einer Offerte am Ende – und nicht ein Vorhaben über Ihre ganze Systemlandschaft.