Ihre Lieferantenrechnungen sind erfasst, bevor Sie sie öffnen.Was gebucht wird, entscheiden Sie.
Trifft eine Rechnung im Postfach ein, stehen Referenznummer, Positionen und Konto kurz darauf in bexio. Ob der Eintrag zur Freigabe wartet oder durchläuft, stellen Sie pro Lieferant ein.
Digitalagentur aus Frauenfeld · seit 2017 · im eigenen Betrieb im Einsatz
- Lieferant
- Muster Handels AG
- Referenz
- 21 00000 00003 13947 14300 09017
- Konto
- 6570 Informatikaufwand
- MWST
- VB81 · 8.1 % Vorsteuer
Der Aufwand steckt nicht in der einzelnen Rechnung
Er verteilt sich auf hundert kleine Male. Drei Situationen, die jede Buchhaltung kennt.
Der Beleg im Antwortverlauf
AW: AW: Ihre Bestellung 4471 · Anhang, 3 Ebenen tief
Die Rechnung hängt an einer Antwort auf eine Bestellbestätigung. Im Posteingang sieht sie aus wie Korrespondenz, nicht wie ein Beleg. Aufgefallen ist sie in der Regel dann, wenn die Mahnung kommt.
Der Monatsabschluss
42 Belege · Lieferant, Datum, Betrag, Konto, MWST-Satz
Pro Beleg fünf Felder, dazu die Positionen. Schwierig ist daran nichts – es ist nur Arbeit, die in einem Zug erledigt werden will und deshalb immer am Abend liegt.
Die Rechnung, die zweimal kommt
Erstversand 03.06. · Kopie mit Mahnung 28.06.
Derselbe Beleg trifft ein zweites Mal ein, diesmal angehängt an eine Zahlungserinnerung. Ob er längst erfasst ist, zeigt sich erst beim Nachschlagen unter dem Lieferanten.
Keine dieser Situationen ist ein Problem der Buchhaltungssoftware. bexio führt die Bücher zuverlässig – seine Arbeit beginnt nur dort, wo die Daten bereits drin sind. Der Weg vom Postfach ins Konto bleibt Handarbeit. Genau diesen Weg übernimmt die Erfassung.
Was passiert, während Sie etwas anderes tun
Vier Schritte zwischen dem Eintreffen im Postfach und dem Eintrag in der Kreditorenliste.
- Lieferant
- Muster Handels AG
- Referenz
- 21 00000 00003 13947
- Konto
- 6570 Informatikaufwand
- MWST
- VB81 · 8.1 % Vorsteuer
- Schritt 1
Die Rechnung trifft ein
Das Postfach wird überwacht – Microsoft 365 oder IMAP. Erkannt wird der Beleg am Anhang und am Absender, auch wenn er in einem Antwortverlauf steckt.
- Schritt 2
Der Beleg wird gelesen
Lieferant, Rechnungs- und Referenznummer, Datum, Fälligkeit, Einzelpositionen und Beträge. Bei Schweizer Belegen zusätzlich der QR-Teil, bei allen anderen der Text selbst.
- Schritt 3
Die Zuordnung entsteht
Aufwandskonto und Steuersatz stammen aus Ihrem Kontenplan, nicht aus einer allgemeinen Liste. Wiederkehrende Lieferanten landen dort, wo sie beim letzten Mal gelandet sind.
- Schritt 4
Der Eintrag steht in bexio
Als Lieferantenrechnung, mit dem Beleg im Anhang. Ob sie auf Ihre Freigabe wartet oder durchläuft, richtet sich nach Ihrer Einstellung.
Sie stellen ein, wie weit die Automatik geht
Bei Buchhaltung entsteht Vertrauen dadurch, dass man sieht, was geschieht. Deshalb ist die Freigabe eine Einstellung mit vier Stufen – jederzeit änderbar, auch rückwärts.
Alles zur Freigabe
Jeder Beleg wird als Entwurf angelegt und wartet auf Ihren Blick. Der Einstieg, den die meisten wählen.
Der Zahllauf bleibt in jedem Fall bei Ihnen in bexio. Die Erfassung bringt den Beleg ins System – wer ihn bezahlt, bestimmt weiterhin ein Mensch.
Eine Rechnung besteht aus mehr als Betrag und Datum
Was eine Erfassung taugt, zeigt sich an den Stellen, an denen Buchhaltung genau wird. Fünf davon:
Referenz- und QR-Nummer
Sie entscheidet, ob sich die spätere Zahlung dem Beleg zuordnen lässt. Fehlt sie, klärt jemand von Hand, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört.
Einzelpositionen statt Sammelbetrag
Eine Rechnung über vier Leistungen auf drei Konten wird auch als solche erfasst – aufgeteilt, nicht zusammengefasst.
Vorsteuer, nicht Ausgangssteuer
Auf einer Lieferantenrechnung steht Vorsteuer. Wer die beiden Sätze vertauscht, merkt es erst bei der Abrechnung – und dann über den ganzen Zeitraum hinweg.
Fremdwährung mit dem Kurs des Belegdatums
Der Kurs gilt in zwei Richtungen. Die falsche macht aus 20 Dollar 24 Franken statt 16.67 – ein Fehler, der sich unauffällig durch die ganze Jahresrechnung zieht.
Der Beleg, der schon da ist
Vor dem Anlegen wird geprüft, ob dieselbe Rechnungsnummer beim selben Lieferanten bereits erfasst ist. Die Kopie zur Mahnung erzeugt so keinen zweiten Eintrag.
Diese Punkte stehen hier, weil swipe die eigene Buchhaltung über denselben Weg führt – zwei Firmen, getrennte Kontenpläne, seit Monaten im Tagesbetrieb.
Wer Sie beliefert und zu welchem Preis, bleibt hier
Eine Kreditorenrechnung ist ein Geschäftsgeheimnis in Belegform: Lieferanten, Konditionen, Mengen, Zahlungsfristen. Wer sie liest, kennt Ihre Einkaufsseite vollständig. Betrieb und Ablage laufen deshalb auf eigener Infrastruktur in der Schweiz – derselben, auf der wir seit 2017 Kundenprojekte betreiben. Ihre Belege liegen hier, und sie bleiben hier.
Zur Sache gehört auch der zweite Teil: Für das Auslesen selbst wird ein Sprachmodell aufgerufen, das nicht bei uns steht. Der Beleg geht für die Dauer der Auswertung dorthin – unter Auftragsverarbeitung und ohne dass die Inhalte in ein Modelltraining fliessen. Welcher Anbieter das ist und in welcher Region er läuft, steht vor der Einrichtung schriftlich fest, nicht im Kleingedruckten danach.
Wir schreiben das hin, weil die Frage zum Thema gehört. Bei den verbreiteten Zusatzwerkzeugen für bexio findet sich dazu weder auf den Produktseiten noch in den Betriebsangaben eine Antwort – das ist keine Unterstellung, sondern der Stand der öffentlich verfügbaren Informationen.
Ein Mandat mehr heisst nicht ein Postfach mehr zu leeren
Für Treuhandbüros multipliziert sich der Weg vom Beleg zur Buchung mit jedem Mandat. Die Erfassung läuft pro Mandant mit eigenem Postfach, eigenem Kontenplan und eigener Freigabestufe – ein Mandat mit dreissig Belegen im Monat lässt sich anders einstellen als eines mit dreihundert.
Die Trennung der Mandanten ist dabei technisch abgesichert. Vor jedem Schreibzugriff wird geprüft, ob Firmenname und MWST-Nummer zum vorgesehenen Mandanten gehören; bei einer Abweichung bricht der Vorgang ab, bevor etwas angelegt wird.
Der Preis richtet sich nach dem Belegvolumen
Ein monatlicher Grundpreis, gestaffelt nach der Anzahl Belege. Die Einrichtung auf Ihren Kontenplan wird einmalig offeriert.
Klein
bis 150 Belege pro Monat
CHF 149
pro Monat
Für Betriebe mit überschaubarem Kreditorenlauf.
Standard
bis 500 Belege pro Monat
CHF 279
pro Monat
Der übliche Fall bei einem KMU mit eigener Buchhaltung.
Treuhand
mehrere Mandanten
ab CHF 99
pro Mandant und Monat
Gestaffelt nach Gesamtvolumen über alle Mandate.
- Einrichtung auf Ihren Kontenplan: einmalig, vorab offeriert
- Postfach-Anbindung an Microsoft 365 oder IMAP inbegriffen
- Anpassungen an Lieferantenregeln im Preis enthalten
- Monatlich kündbar
Pro Beleg abgerechnet gibt es das günstiger. Im tieferen Tarif fehlt die Einrichtung auf Ihren Kontenplan, die Person, die eine Regel anpasst, wenn ein Lieferant sein Rechnungsformat ändert – und eine Antwort auf die Frage, wo Ihre Belege gelesen werden. Gerechnet wird der Preis ohnehin gegen die Zeit, die heute ins Erfassen geht: Bei 150 Belegen im Monat sind das rund fünf Stunden.
Wo die Erfassung endet, steht weiter unten unter «Was die Erfassung nicht übernimmt».
Was die Erfassung nicht übernimmt
Die Grenzen gehören auf dieselbe Seite wie das Angebot – sie ersparen beiden Seiten ein Gespräch, das zu nichts führt.
Buchen und Zahlen
Der Beleg wird erfasst und zugeordnet. Die Buchung freigeben und den Zahllauf auslösen bleibt Ihre Arbeit in bexio.
Steuerliche Beurteilung
Ob ein Aufwand abzugsfähig ist oder auf welches Konto er gehört, entscheidet Ihre Buchhaltung oder Ihr Treuhänder. Die Erfassung folgt der Zuordnung, die Sie festlegen.
Ausgangsrechnungen
Es geht um Belege, die bei Ihnen eintreffen. Ihre eigenen Rechnungen an Kunden entstehen weiterhin in bexio.
Ersatz für bexio
Die Erfassung ergänzt Ihre bestehende Installation. Buchhaltung, Auswertungen und Abschluss bleiben dort, wo sie heute sind.
Soll nicht nur die Kreditorenseite laufen, sondern bexio mit Ihrem Shop, Lager oder CRM sprechen, ist das eine Schnittstellen-Frage: Systeme verbinden mit swipe Connect.
Eine Ansprechperson, die Ihren Kontenplan kennt
Eingerichtet und betreut wird die Erfassung aus Frauenfeld. Wer die Regel für einen Lieferanten ändern will, erreicht jemanden, der den Fall nicht erst nachlesen muss.
400+
Kunden
seit 2017
gegründet in Frauenfeld
Häufige Fragen zur Erfassung in bexio
Läuft die Erfassung vollautomatisch oder sehe ich die Belege vorher?
Beides ist möglich, und Sie entscheiden es pro Lieferant. Zum Start legen die meisten alle Belege als Entwurf an und geben sie einzeln frei. Wenn sich die Zuordnung eingespielt hat, lassen sich einzelne Lieferanten oder Beträge unterhalb einer Grenze durchlaufen lassen. Die Einstellung lässt sich jederzeit ändern.
Woher weiss das System, auf welches Konto ein Beleg gehört?
Aus Ihrem Kontenplan und aus der Historie des Lieferanten. Bei der Einrichtung gehen wir Ihre häufigsten Lieferanten durch und legen fest, wohin deren Rechnungen laufen. Kommt ein neuer Lieferant dazu, entsteht die Zuordnung beim ersten Beleg und gilt danach.
Was passiert mit einer Rechnung in Euro oder Dollar?
Sie wird in der Fremdwährung erfasst, mit dem Kurs zum Belegdatum und dem umgerechneten Frankenbetrag. Ist die tatsächliche Belastung von Karte oder Bank bekannt, lässt sich der Kurs daraus zurückrechnen – das ist buchhalterisch der genauere Weg.
Wo werden meine Belege verarbeitet?
Betrieb und Ablage laufen auf eigener Infrastruktur in der Schweiz. Für das Auslesen wird ein Sprachmodell aufgerufen, das nicht bei uns steht – der Beleg geht dafür kurzzeitig dorthin, unter Auftragsverarbeitung und ohne Verwendung für Modelltraining. Welcher Anbieter das ist und in welcher Region er betrieben wird, halten wir vor der Einrichtung schriftlich fest.
Was ist, wenn eine Rechnung falsch erfasst wird?
Sie korrigieren den Entwurf in bexio wie jeden anderen auch. Weicht die Zuordnung bei einem Lieferanten wiederholt ab, passen wir die Regel für diesen Lieferanten an – das gehört zur Betreuung und wird nicht separat verrechnet.
Erkennt das System, wenn es sich unsicher ist?
Eine gezielte Rückfrage bei unklaren Belegen gibt es heute nicht. Deshalb ist die Freigabestufe die eigentliche Sicherung: Solange Belege als Entwurf angelegt werden, sieht ein Mensch jede Rechnung, bevor sie zählt. Für Lieferanten mit wechselnden Belegformaten empfehlen wir, bei der Freigabe zu bleiben.
Brauche ich ein bestimmtes bexio-Paket?
Nötig ist ein Zugang, über den sich Lieferantenrechnungen anlegen lassen. Welches Paket Sie haben, klären wir im Gespräch – zusammen mit der Frage, ob Ihr Kontenplan Eigenheiten hat, die in die Einrichtung gehören.
Ich betreue mehrere Mandanten – funktioniert das getrennt?
Ja. Jeder Mandant hat sein eigenes Postfach, seinen eigenen Kontenplan und seine eigene Freigabestufe. Vor jedem Schreibvorgang wird geprüft, ob Firmenname und MWST-Nummer zum vorgesehenen Mandanten passen; bei einer Abweichung bricht der Vorgang ab.
Schicken Sie uns drei Ihrer Lieferantenrechnungen
Im Beratungsgespräch gehen wir sie gemeinsam durch: was daraus gelesen wird, wo Ihr Kontenplan Eigenheiten hat, was die Einrichtung umfasst. Danach wissen Sie, ob sich das bei Ihrem Belegvolumen rechnet – auch dann, wenn die Antwort Nein lautet.