Lieferantenrechnungen direkt in bexio.Freigabe bleibt bei Ihnen.
Trifft eine Rechnung im Postfach ein, stehen Referenznummer, Positionen und Konto kurz darauf in bexio. Ob der Eintrag zur Freigabe wartet oder durchläuft, stellen Sie pro Lieferant ein.
Digitalagentur aus Frauenfeld · seit 2017 · im eigenen Betrieb im Einsatz
- Lieferant
- Muster Handels AG
- Referenz
- 21 00000 00003 13947 14300 09017
- Konto
- 6570 Informatikaufwand
- MWST
- VB81 · 8.1 % Vorsteuer
Der Aufwand steckt nicht in der einzelnen Rechnung
Er verteilt sich auf hundert kleine Male. Drei Situationen, die jede Buchhaltung kennt.
AW: AW: Ihre Bestellung 4471 · Anhang, 3 Ebenen tief
Der Beleg im Antwortverlauf
Die Rechnung hängt an einer Antwort auf eine Bestellbestätigung. Im Posteingang sieht sie aus wie Korrespondenz, nicht wie ein Beleg. Aufgefallen ist sie in der Regel dann, wenn die Mahnung kommt.
42 Belege · Lieferant, Datum, Betrag, Konto, MWST-Satz
Der Monatsabschluss
Pro Beleg fünf Felder, dazu die Positionen. Schwierig ist daran nichts – es ist nur Arbeit, die in einem Zug erledigt werden will und deshalb immer am Abend liegt.
Erstversand 03.06. · Kopie mit Mahnung 28.06.
Die Rechnung, die zweimal kommt
Derselbe Beleg trifft ein zweites Mal ein, diesmal angehängt an eine Zahlungserinnerung. Ob er längst erfasst ist, zeigt sich erst beim Nachschlagen unter dem Lieferanten.
Keine dieser Situationen ist ein Problem der Buchhaltungssoftware. bexio führt die Bücher zuverlässig – seine Arbeit beginnt nur dort, wo die Daten bereits drin sind. Der Weg vom Postfach ins Konto bleibt Handarbeit. Genau diesen Weg übernimmt die Erfassung.
Was passiert, während Sie etwas anderes tun
Das Postfach wird überwacht, Microsoft 365 oder IMAP. Trifft eine Rechnung ein, liest die Automatisierung den Anhang und legt die Lieferantenrechnung in bexio an – Aufwandkonto und Steuersatz aus Ihrem Kontenplan, die Freigabe nach Ihrer Regel. Drei Musterrechnungen zum Ausprobieren:
Muster Hosting AG · CHF 702.65 · läuft durch
bexio · Lieferantenrechnung
rechnung_2026_0847.pdf
- Lieferant
- Muster Hosting AGwiederkehrend
- Rechnungsnummer
- 2026-0847
- Rechnungsdatum
- 01.09.2026
- Netto
- CHF 650.00
- MWST 8.1 % · Normalsatz
- CHF 52.65
- Brutto
- CHF 702.65
- Aufwandkonto
- 6570 Informatikaufwand
- Fälligkeit
- 01.10.202630 Tage
- Status
- Erfasst, läuft durch
Muster zum Ausprobieren. Es schreibt in kein bexio und speichert nichts.
Sie stellen ein, wie weit die Automatik geht
Bei Buchhaltung entsteht Vertrauen dadurch, dass man sieht, was geschieht. Die Freigabe ist deshalb eine Einstellung, jederzeit änderbar, auch rückwärts.
Alles zur Freigabe
Jeder Beleg wartet als Entwurf auf Ihren Blick. Der Einstieg, den die meisten wählen.
- Swisscom Schweiz AGwiederkehrend89.00wartetläuft durch
- Muster Handels AGneuer Lieferant1’284.60wartetläuft durch
- Elektro Muster GmbHwiederkehrend620.00wartetläuft durch
- Büro Muster AGneuer Lieferant42.90wartetläuft durch
- Reinigung Musterwiederkehrend156.40wartetläuft durch
- Neue Zulieferer GmbHneuer Lieferant4’120.00wartetläuft durch
Der Zahllauf bleibt in jedem Fall bei Ihnen in bexio. Die Erfassung bringt den Beleg ins System – wer ihn bezahlt, bestimmt weiterhin ein Mensch.
Eine Rechnung besteht aus mehr als Betrag und Datum
Was eine Erfassung taugt, zeigt sich an den Stellen, an denen Buchhaltung genau wird. Fünf davon:
Muster Handels AG
8500 Frauenfeld
Rechnung
2026-0847
- Wartung Server6570420.00
- Lizenzen6570180.00
- Support Q16510240.00
Referenz
21 00000 00003 13947
swipe führt die eigene Buchhaltung über denselben Weg – zwei Firmen, getrennte Kontenpläne, seit Monaten im Tagesbetrieb.
Wer Sie beliefert und zu welchem Preis, bleibt hier
Eine Kreditorenrechnung ist ein Geschäftsgeheimnis in Belegform: Lieferanten, Konditionen, Mengen, Zahlungsfristen. Wer sie liest, kennt Ihre Einkaufsseite. Betrieb und Ablage laufen deshalb auf eigener Infrastruktur in der Schweiz – derselben, auf der wir seit 2017 Kundenprojekte betreiben.
Für das Auslesen selbst wird ein Sprachmodell aufgerufen, das nicht bei uns steht. Der Beleg geht für die Dauer der Auswertung dorthin – unter Auftragsverarbeitung und ohne dass die Inhalte in ein Modelltraining fliessen. Welcher Anbieter das ist und in welcher Region er läuft, steht vor der Einrichtung schriftlich fest.
Stellen Sie diese zwei Fragen jedem Anbieter: Wo werden die Belege verarbeitet, und fliessen sie in ein Modelltraining? Bei den verbreiteten Zusatzwerkzeugen für bexio steht dazu weder auf den Produktseiten noch in den Betriebsangaben eine Antwort.
Ein Mandat mehr heisst nicht ein Postfach mehr zu leeren
Für Treuhandbüros multipliziert sich der Weg vom Beleg zur Buchung mit jedem Mandat. Die Erfassung läuft pro Mandant: eigenes Postfach, eigener Kontenplan, eigene Freigabestufe.
Vor jedem Schreibzugriff wird geprüft, ob Firmenname und MWST-Nummer zum vorgesehenen Mandanten gehören. Bei einer Abweichung bricht der Vorgang ab, bevor etwas angelegt wird.
Soll nicht nur die Kreditorenseite laufen, sondern bexio mit Ihrem Shop, Lager oder CRM sprechen, ist das eine Schnittstellen-Frage: Systeme verbinden mit swipe Connect.
Der Preis richtet sich nach dem Belegvolumen
Stellen Sie Ihr Volumen ein. Die Einrichtung auf Ihren Kontenplan wird einmalig offeriert.
Ihre StufeAm häufigsten
Standard
CHF 279
pro Monat
Der übliche Fall bei einem KMU mit eigener Buchhaltung.
Heute von Hand
rund 8
Stunden pro Monat
Gerechnet mit zwei Minuten Erfassung pro Beleg.
TreuhandMehrere Mandate laufen getrennt, gestaffelt nach dem Gesamtvolumen.
ab CHF 99pro Mandant und Monat
- Einrichtung auf Ihren Kontenplan: einmalig, vorab offeriert
- Postfach-Anbindung an Microsoft 365 oder IMAP inbegriffen
- Anpassungen an Lieferantenregeln im Preis enthalten
- Monatlich kündbar
Pro Beleg abgerechnet gibt es das günstiger. Im tieferen Tarif fehlt die Einrichtung auf Ihren Kontenplan, die Person, die eine Regel anpasst, wenn ein Lieferant sein Rechnungsformat ändert – und eine Antwort auf die Frage, wo Ihre Belege gelesen werden.
Eine Ansprechperson, die Ihren Kontenplan kennt
Eingerichtet und betreut wird die Erfassung aus Frauenfeld. Wer die Regel für einen Lieferanten ändern will, erreicht jemanden, der den Fall nicht erst nachlesen muss.
400+
Kunden
seit 2017
gegründet in Frauenfeld
Häufige Fragen zur Erfassung in bexio
Läuft die Erfassung vollautomatisch oder sehe ich die Belege vorher?
Beides ist möglich, und Sie entscheiden es pro Lieferant. Zum Start legen die meisten alle Belege als Entwurf an und geben sie einzeln frei. Wenn sich die Zuordnung eingespielt hat, lassen sich einzelne Lieferanten oder Beträge unterhalb einer Grenze durchlaufen lassen. Die Einstellung lässt sich jederzeit ändern.
Woher weiss das System, auf welches Konto ein Beleg gehört?
Aus Ihrem Kontenplan und aus der Historie des Lieferanten. Bei der Einrichtung gehen wir Ihre häufigsten Lieferanten durch und legen fest, wohin deren Rechnungen laufen. Kommt ein neuer Lieferant dazu, entsteht die Zuordnung beim ersten Beleg und gilt danach.
Was passiert mit einer Rechnung in Euro oder Dollar?
Sie wird in der Fremdwährung erfasst, mit dem Kurs zum Belegdatum und dem umgerechneten Frankenbetrag. Ist die tatsächliche Belastung von Karte oder Bank bekannt, lässt sich der Kurs daraus zurückrechnen – das ist buchhalterisch der genauere Weg.
Wo werden meine Belege verarbeitet?
Betrieb und Ablage laufen auf eigener Infrastruktur in der Schweiz. Für das Auslesen wird ein Sprachmodell aufgerufen, das nicht bei uns steht – der Beleg geht dafür kurzzeitig dorthin, unter Auftragsverarbeitung und ohne Verwendung für Modelltraining. Welcher Anbieter das ist und in welcher Region er betrieben wird, halten wir vor der Einrichtung schriftlich fest.
Was ist, wenn eine Rechnung falsch erfasst wird?
Sie korrigieren den Entwurf in bexio wie jeden anderen auch. Weicht die Zuordnung bei einem Lieferanten wiederholt ab, passen wir die Regel für diesen Lieferanten an – das gehört zur Betreuung und wird nicht separat verrechnet.
Erkennt das System, wenn es sich unsicher ist?
Die Sicherung ist die Freigabestufe: Solange Belege als Entwurf angelegt werden, sieht ein Mensch jede Rechnung, bevor sie zählt. Eine gezielte Rückfrage bei unklaren Belegen stellt das System heute nicht – für Lieferanten mit wechselnden Belegformaten empfehlen wir deshalb, bei der Freigabe zu bleiben.
Brauche ich ein bestimmtes bexio-Paket?
Nötig ist ein Zugang, über den sich Lieferantenrechnungen anlegen lassen. Welches Paket Sie haben, klären wir im Gespräch – zusammen mit der Frage, ob Ihr Kontenplan Eigenheiten hat, die in die Einrichtung gehören.
Ich betreue mehrere Mandanten – funktioniert das getrennt?
Ja. Jeder Mandant hat sein eigenes Postfach, seinen eigenen Kontenplan und seine eigene Freigabestufe. Vor jedem Schreibvorgang wird geprüft, ob Firmenname und MWST-Nummer zum vorgesehenen Mandanten passen; bei einer Abweichung bricht der Vorgang ab.
Schicken Sie uns drei Ihrer Lieferantenrechnungen
Im Beratungsgespräch gehen wir sie gemeinsam durch: was daraus gelesen wird, wo Ihr Kontenplan Eigenheiten hat, was die Einrichtung umfasst. Danach wissen Sie, ob sich das bei Ihrem Belegvolumen rechnet – die Rechnung machen wir auf, nicht schön.