Kreaplan – die Wochenplanung, die das ganze Team gleichzeitig sieht
Ein Plan, den das ganze Team im selben Moment sieht
Für die Schweizer Kommunikationsagentur andfrank haben wir Kreaplan gebaut – ein Werkzeug, das zeigt, wer in welcher Woche an welchem Projekt arbeitet. Aufgaben wandern per Drag-and-drop von Tag zu Tag und von Person zu Person, geplante und erfasste Stunden stehen nebeneinander, und jeder Planer sieht jede Änderung im selben Moment. Das zweite Werkzeug, das andfrank gehört.
Ansichten
Tag, Woche, Ressourcen
Zeiterfassung
minutengenau
Aktualisierung
in Echtzeit
Projektdaten
aus Teambox
Eine Agentur plant nicht in der Tabelle
andfrank ist eine Kommunikationsagentur mit Standorten in Frauenfeld und Zürich, die für Marken wie Johnson & Johnson, TUI und Lidl arbeitet. Das knappste Gut einer solchen Agentur sind nicht die Ideen, sondern die Menschen, die sie umsetzen. Deren Zeit lässt sich nicht beliebig dehnen – und so stellt sich jede Woche neu dieselbe Frage: Wer stemmt welches Projekt, und bleibt am Ende genug Luft? Beantwortet wurde sie bislang dort, wo viele Agenturen sie beantworten: in Tabellen, Kalendern und im Gedächtnis einzelner Köpfe. Nach der Transfer-Plattform, die wir zuvor für andfrank entwickelt hatten, sollte auch die Planung selbst ins Haus zurück – als eigenes Werkzeug statt als Mietsoftware von der Stange. So entstand Kreaplan.
Ein Plan, den das ganze Team gleichzeitig sieht
Das Herzstück ist ein Planungs-Board mit drei Blickwinkeln – Tag, Woche und ein Ressourcenplan, der die Mitarbeitenden in Zeilen und die Tage in Spalten legt. Jede Aufgabe ist eine Karte auf einem Projekt. Wer umdisponieren muss, zieht die Karte auf einen anderen Tag oder gleich zu einer anderen Person. Geplant wird in einer Agentur selten von einer Person allein. Verschiebt jemand eine Aufgabe, bewegt sie sich im selben Augenblick auch auf den Bildschirmen der anderen – ohne Neuladen, ohne die Frage, wer gerade die aktuelle Version vor sich hat. Der Plan ist nicht länger eine Datei, die herumgereicht wird, sondern ein gemeinsamer Stand.
kreaplanWoche 25 · Ressourcen
live
Team
Mo
Di
Mi
Do
Fr
LBLena36 / 40h
Konzept
Key Visual
MKMarco41 / 40h
Reinzeichnung
Korrektur
SRSara28 / 40h
Shooting
Versand
Statusoffenin Arbeitfertig
Kampagne
Soll 04:00Ist 02:30
Wer macht was, bis wann
Tag · Woche · Ressourcen
Soll trifft Ist
live für alle
Geplante Stunden treffen auf erfasste
Planung und Wirklichkeit driften gern auseinander. Kreaplan hält beides nebeneinander: Wer eine Aufgabe vergibt, hinterlegt eine geschätzte Dauer; wer sie erledigt, erfasst die tatsächlich gebrauchte Zeit – minutengenau, in Stunden und Minuten statt in groben Dezimalwerten. Aus diesen beiden Werten entsteht ein ehrliches Bild der Auslastung. Das Board zeigt pro Tag und pro Person, wie voll der Kalender bereits ist, und macht Überbuchung sichtbar, bevor sie zum Problem wird. Eine Planung, die sich selbst belügt, ist wertlos – diese rechnet die Differenz zwischen Soll und Ist offen vor.
Projekte kommen aus Teambox, nicht aus dem Kopf
Eine Planung ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie steht. Kunden, Projekte und deren Phasen pflegt andfrank bereits im eigenen Geschäftssystem Teambox – und genau von dort bezieht Kreaplan sie, statt sie ein zweites Mal von Hand zu erfassen. Jede Aufgabe hängt damit an einem echten Projekt, mit der richtigen Phase und der vertrauten Projektnummer. Was im Geschäftssystem angelegt oder geändert wird, steht kurz darauf auch in der Planung – ohne dass jemand zwei Listen führen und am Ende abgleichen müsste. Geplant wird auf dem, was es tatsächlich gibt.
Entwickelt für andfrank, gedacht als Blueprint
Für andfrank ist Kreaplan das zweite eigene Werkzeug nach der Transfer-Plattform – keine gemietete Standardlösung, sondern eine Anwendung, die dem Arbeitsalltag der Agentur folgt. Die Rollen bilden ab, wie ein Team funktioniert: wer disponiert, wer ausführt, wer nur die eigene Zeit erfasst. Die Anmeldung läuft als Single Sign-on über das bestehende Microsoft-365-Konto – ein Login fürs ganze Haus, kein zweites Passwort, Zugang nur für andfrank-Adressen. Gewachsen ist das Werkzeug entlang der täglichen Arbeit – Anhänge an einer Aufgabe, Abwesenheiten direkt im Plan, ein Hinweis, wenn etwas überfällig wird. Was hier entstand, lässt sich übertragen: Die Ausgangslage von andfrank – ein knappes Kreativ-Team, viele Kundenprojekte, Stunden, die jemand im Blick behalten muss – kennt jede Agentur. Genau deshalb haben wir Kreaplan von Anfang an als Blueprint angelegt und bauen es zur Lösung für weitere Agenturen aus. Wer seine Ressourcenplanung aus der Tabelle holen will, muss nicht bei null beginnen – das Fundament steht.
Früher verteilte sich unsere Planung über Tabellen und Absprachen. Heute arbeitet das ganze Team auf demselben Stand, und wir erkennen früh, wenn bei jemandem zu viel zusammenkommt. swipe hat uns kein Standardprodukt geliefert, sondern ein Werkzeug entwickelt, das zu unserer Arbeitsweise passt.
RARamon AlderMitglied der Geschäftsleitung, andfrank ag
