Kreaplan für andfrank – die Wochenplanung, die das ganze Team gleichzeitig sieht
Ein Plan, den das ganze Team im selben Moment sieht
Für die Schweizer Kommunikationsagentur andfrank haben wir Kreaplan entwickelt – ein Werkzeug, das zeigt, wer in welcher Woche an welchem Projekt arbeitet. Aufgaben wandern per Drag-and-drop von Tag zu Tag und von Person zu Person, geplante und erfasste Stunden stehen nebeneinander, und jeder Planer sieht jede Änderung im selben Moment. Das zweite Werkzeug, das andfrank gehört.
Eine Agentur plant nicht in der Tabelle
Beantwortet wurde sie bisher in Tabellen, Kalendern und kurzen Absprachen. Nach der Transfer-Plattform, die wir zuvor für andfrank entwickelt haben, sollte auch die Planung ins Haus zurück – als eigenes Werkzeug statt als Mietsoftware. So entstand Kreaplan.
Ein Plan, den das ganze Team gleichzeitig sieht
Geplant wird in einer Agentur selten von einer Person allein. Verschiebt jemand eine Aufgabe, bewegt sie sich im selben Augenblick auf den Bildschirmen der anderen. Der Plan ist keine Datei mehr, die herumgereicht wird, sondern ein gemeinsamer Stand.
Geplante Stunden treffen auf erfasste
Aus beiden Werten entsteht ein ehrliches Bild der Auslastung. Das Board zeigt pro Tag und pro Person, wie voll der Kalender bereits ist, und macht Überbuchung sichtbar, bevor sie zum Problem wird. Erst die Differenz zwischen Soll und Ist macht die Planung überprüfbar.
Projekte kommen aus Teambox, nicht aus dem Kopf
Jede Aufgabe hängt damit an einem echten Projekt, mit der richtigen Phase und der vertrauten Projektnummer. Was im Geschäftssystem angelegt oder geändert wird, steht kurz darauf auch in der Planung. Geplant wird auf dem, was es tatsächlich gibt.
Entwickelt für andfrank, gedacht als Blueprint
Gewachsen ist das Werkzeug entlang der täglichen Arbeit: Anhänge an einer Aufgabe, Abwesenheiten direkt im Plan, ein Hinweis, wenn etwas überfällig wird. Die Ausgangslage – ein knappes Kreativ-Team, viele Kundenprojekte, Stunden, die jemand im Blick behalten muss – kennt jede Agentur. Deshalb ist Kreaplan von Anfang an als Blueprint angelegt: Wer seine Ressourcenplanung aus der Tabelle holen will, beginnt nicht bei null.
Früher verteilte sich unsere Planung über Tabellen und Absprachen. Heute arbeitet das ganze Team auf demselben Stand, und wir erkennen früh, wenn bei jemandem zu viel zusammenkommt. swipe hat uns kein Standardprodukt geliefert, sondern ein Werkzeug entwickelt, das zu unserer Arbeitsweise passt.
Der aufwendigste Teil bei andfrank ag lag nicht im Sichtbaren, sondern zwischen zwei Systemen, die vorher nichts voneinander wussten. Seither wandern die Daten von selbst, und niemand tippt sie ein zweites Mal ab. Wie wir dabei vorgehen, steht auf Schnittstellen.
Unsere Leistungen
Der nächste Export-Import-Handgriff muss nicht bleiben.
Beschreiben Sie uns die Stelle, an der heute von Hand übertragen wird – nach der Bestandsaufnahme wissen Sie, was eine Verbindung kostet.